Mail Archivierung

Der Gesetzgeber schreibt für einen Kaufmann die Verpflichtung vor, eine Kopie der eingehenden oder abgesendeten „Handelsbriefe” zurückzubehalten bzw. sicher aufzubewahren. Mehr dazu in der in einem Artikel der IHK Hannover.

Das Internet XS Mail Archivierungssystem stellt sicher, dass von ein- und ausgehenden Mails eine Kopie erhalten bleibt, auch wenn der Mail Nutzer die Mail bei sich gelöscht hat. Damit sind Vereinbarungen mit Geschäftspartnern jederzeit nachvollziehbar. Keine Mail kann verloren gehen.

Durch die vollständige Erfassung aller ein- und ausgehenden Mails kann u.a. der Nachweis erbracht werden, dass

• eine Mail nicht erhalten wurde
• eine ausgehende Mail nicht zu einer Fehlermeldung führte und deshalb beim Empfänger ankam.
• ob Mails das Unternehmen "ungewollt" bzw. "illegal" verlassen haben

Unsere Server sind mandantenfähig. Wir können deshalb auch mittelständischen Unternehmen den Archiv Service ("Mail Archiv in the Cloud") zu sehr wettbewerbsfähigen Preisen anbieten.

Wir bieten unsere Lösung auch als In-House Lösung unseren Kunden an.

Leistungsumfang:

• Speicherung aller ein- und ausgehenden E-Mails
• Nutzung des Archivs als Mail Historie durch die Mail Nutzer
• Mails von Web Servern, wie Shops oder von unserem FTMAIL, können automatisiert archiviert werden
• IMAP Schnittstelle: das Archiv kann mit jedem Mail Programm oder Smartphone eingesehen werden
• Voller Komfort des IMAP Programms auch im Mail Archiv
• Globale Suche in Mails z.B. mit Mozilla Thunderbird ab Version 3.1.2
• Nutzung der Windows Suchfunktionen mit Outlook, Mozilla Thunderbird  usw.
• Zugriff über Webmail mit Suchfunktion
• Tägliche Datensicherung im Service bei IXS
• amanda client für Datensicherung bei Kunden In-House Lösungen
• hot stand by für das Mail Archiv
• Archivierung auch für Installationen mit mehreren Unternehmen wie z.B. Tochter- und Muttergesellschaft, Schwestergesellschaften auf einem Server etc.
  
  

Optional:

• monatlicher Auszug für FTP Download z.B. zum Brennen der Mails
• Bei In-House Lösungen: Brennen der Mails direkt auf dem Server
• Bei Service: monatliche Zusendung des Mail Zugangs als DVD oder Blue Ray Disc
  
  

 Wir unterscheiden uns vom Wettbewerb:

• der Archiv Server steht zwischen dem Internet und dem Mail Server (mit den Postfächern), auf den die Mail Client zugreifen. So ist sicher gestellt, dass der gesamte Mailverkehr aufgezeichnet wird.
• Archiv Lösungen mancher Wettbewerber, die als Proxy zwischen Mail Client und Mail Server stehen, sind nicht in der Lage, sicherzustellen, dass der gesamte Mail Verkehr archiviert wird.
  

Technische Voraussetzungen:

• werden auf einem Mailserver mehrere Unternehmen gehostet, so muss eine Möglichkeit bestehen, den internen Mailverkehr abzugreifen. Der Kerio Mail Server - Basis unseres xMail Services - unterstützt das beispielsweise. Andernfalls kann der rechtlich gesehen externe Mailverkehr zwischen den im Mailserver gehosteten Unternehmen nicht archiviert werden, da die Zustellung lokal erfolgt.