Mail Archivierung

Der Gesetzgeber schreibt für einen Kaufmann die Verpflichtung vor, eine Kopie der eingehenden oder abgesendeten „Handelsbriefe” zurückzubehalten bzw. sicher aufzubewahren. Die Aufbewahrung muss in der form des Originals erfolgen. Bei E-Mails demzufolge als elektronische Mail, nicht als Ausdruck. Mehr dazu z.B. in einem Artikel der IHK Hannover, im Dokumenten Management Portal und im GDPdU Portal.

Die Änderungen im Umsatzsteuergesetz unterstreichen den Trend, den geschäftlichen E-Mail Verkehr automatisch zu archivieren. Durch Beschluss am 23.9.2011 werden rückwirkend ab 1.7.2011 die Anforderungen an elektronisch versendete Rechnungen reduziert - dafür die Arhivierungsanforderungen präzisiert. Siehe z.B.: IHK Stuttgart. Details dazu auch beim Bundesfinanzministerium.

Archivieren in der Cloud? Auch das Mail Archiv unterliegt dem deutschen Datenschutzrecht. Das kann nur bei einer garantiert in Deutschland liegenden Cloud erreicht werden. Der IXS lokale Archivserver liegt selbstverständlich in deutschen Geschäftsräumen. Auf Wunsch bieten wir Ihnen auch die In-House Lösung an. Mit dieser Lösung sind Sie vollständig Herr Ihrer Daten.

Machen Sie aus der Pflicht eine Kür mit dem IXS Mail Archivierungssystem.

Das Internet XS Mail Archivierungssystem stellt sicher, dass von ein- und ausgehenden Mails eine Kopie erhalten bleibt, auch wenn der Mail Nutzer die Mail bei sich gelöscht hat. Damit sind Vereinbarungen mit Geschäftspartnern jederzeit nachvollziehbar. Keine Mail kann verloren gehen. Der normale Mail Server kann entlastet werden.

Durch die vollständige Erfassung aller ein- und ausgehenden Mails kann E-Mail als Beweis genutzt werden. Z.B. kann der Nachweis erbracht werden, dass

• eine Mail nicht erhalten wurde
• eine Mail zugestellt wurde:
• Archivierung der Empfangsbestätigung des Servers des Mail Empfängers 
• Nach RFC rfc 2821 führt jede Mail zu einer Fehlermeldung, die nicht zugestellt werden kann. Nur ein Mail Archiv Server erlaubt den Nachweis, dass kein Unzustellbarkeitsbericht erfolgte. 
• ob Mails oder Informationen als Mail Anlagen das Unternehmen "ungewollt" bzw. "illegal" verlassen haben

Weitere Nutzen:

• Auch auf Reisen sind alle ein- und ausgehenden Mails verfügbar
• versehentliche Löschungen können wiederhergestellt werden: es gibt permanentes Backup

Hoher Anwendungskomfort:

• Zugriff über Webmail oder 
• IMAP Client z.B. MS Outlook, Smartphone, Apple Mail, Thunderbird usw.
• Der original Client kann genutzt werden: die Forderung erfüllt, elektronische Dokumente in der ursprünglichen Form aus dem Archiv bereit zu stellen wird ohne Abstriche erfüllt.
• Mails aus dem Archiv können wie gewohnt weiter geleitet werden
• Mail-Adressen übergreifende Suchfunktion
• Individuelle Passwortvergabe durch den Anwender je Mailadresse
• Standard Mail Format eml: die Mails könnenvon jedem Mail Programm verarbeitet werden
• FTP Schnittstelle zum monatlichen Download des Archivs
• Ergänzung bestehender Mail Lösungen
• Optional: Spam- und Virenprüfung

Unsere Server sind mandantenfähig. Wir können deshalb auch mittelständischen Unternehmen den Archiv Service ("Mail Archiv in the Cloud") zu sehr wettbewerbsfähigen Preisen anbieten.

Wir bieten unsere Lösung auch als In-House Lösung unseren Kunden an.

Leistungsumfang:

• Betrieb zwischen dem Mail Server und dem Internet: alle ein- und ausgehenden Mails werden zwingend archiviert
• Speicherung aller ein- und ausgehenden E-Mails
• Keine Schreibrechte für den Anwender: das Archiv ist zuverlässig unverfälscht
• Multi Domain fähig
• Nutzung des Archivs als Mail Historie durch die Mail Nutzer
• individuelle Zugriffsrechte je Mail Nutzer
• individuelle Passwortvergabe
• Ausgehende Mails von Web Servern, wie Shops oder von IXS FTMAIL, können archiviert werden
• IMAP Schnittstelle: das Archiv kann mit jedem Mail Programm oder Smartphone eingesehen werden
• keine Spezialkonsole außerhalb der gewohnten Mail Nutzung
• Voller Komfort des IMAP Programms auch im Mail Archiv
• Suche in mehreren Archiven, wenn ein Nutzer mehrere Mail Adressen verwendet
• Globale Suche in Mails z.B. mit Mozilla Thunderbird ab Version 3.1.2
• Nutzung der Windows Suchfunktionen mit Outlook, Mozilla Thunderbird  usw.
• Zugriff über Webmail mit Suchfunktion
• amanda client oder rsync für Datensicherung bei Kunden In-House Lösungen
• stand by System für das Mail Archiv für kurze Ausfallzeiten (im Service bei uns immer inbegriffen)
• Mandanten fähig: Archivierung auch für Installationen mit mehreren Unternehmen wie z.B. Tochter- und Muttergesellschaft, Schwestergesellschaften auf einem Server etc.
• Administratorfunktion zur Änderung von Zugangspasswörtern, zur Freigabe von Webmail etc.
• Nutzbarkeit des Archivs rollierend über 10 Jahre

im Service bei IXS: 

• stündliche Datensicherung auf Stand by System
• Spam- und Viren Prüfung
• Optional: monatliche Zusendung des Mail Zugangs als DVD oder Blue Ray Disc. Damit sind die Mails unveränderlich gespeichert, was von vielen Kommentatoren gefordert wird.
  

Optional:

• Stand By Server als zusätzliche Sicherheit
• Spam- und Virenprüfung
• monatlicher Auszug für FTP Download z.B. zum Brennen der Mails
• Bei In-House Lösungen: Brennen der Mails direkt auf dem Server
• Bei Service: monatliche Zusendung des Mail Zugangs als DVD oder Blue Ray Disc. Damit sind die Mails unveränderlich gespeichert, was von vielen Kommentatoren gefordert wird.
  

 Wir unterscheiden uns vom Wettbewerb:

• der Archiv Server steht zwischen dem Internet und dem Mail Server (mit den Postfächern), auf den die Mail Client zugreifen. So ist sicher gestellt, dass der gesamte Mailverkehr aufgezeichnet wird.
• Keine Zusatzsoftware zum vorhandenen Mail System wie z.B. MS Exchange erforderlich.
• Archiv Lösungen mancher Wettbewerber, die als Proxy zwischen Mail Client und Mail Server stehen, sind nicht in der Lage, sicherzustellen, dass der gesamte Mail Verkehr archiviert wird.
  

Technische Voraussetzungen:

• werden auf einem Mailserver mehrere Unternehmen gehostet, so muss eine Möglichkeit bestehen, den internen Mailverkehr abzugreifen. Der Kerio Mail Server - Basis unseres xMail Services - unterstützt das.